Para que un gasto sea efectivamente deducible se deberá de cumplir con ciertos requisitos que nos marca la ley a efecto de no ser rechazadas por las autoridades fiscales, mismos que vienen regulados en su gran mayoría en el artículo 31 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, entre los principales conceptos que se mencionan en dicho artículo encontramos los siguientes:
Ser estrictamente indispensables para los fines de a actividad.
Empezamos con este primer requisito siendo el más importante de este articulo, ya que si no es una erogación estrictamente indispensable aunque reúna todos los demás requisitos y formalidades que le correspondan, para la autoridad será un gasto no deducible, para esto definamos el significado de las palabras “estrictamente” e “indispensable” que según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española lo define de la siguiente manera:
“Estrictamente. Precisamente; en todo rigor de derecho.Indispensable. Que no se puede dispensar. Que es necesario o muy aconsejable que suceda”.
En base a las definiciones anteriores, una deducción autorizada es estrictamente indispensable cuando el contribuyente no puede prescindir de ella, pues le es necesaria para poder llevar a cabo sus actividades.
Documentación comprobatoria de las deducciones autorizadas y pagos con cheque nominativo, tarjeta o monedero electrónico.
Un requisito indispensable en toda erogación es contar con la documentación comprobatoria que reúna todos los requisitos fiscales y cuando se realice alguna erogación mayor a $2,000.00 pesos deberá pagarse con cheque nominativo, tarjeta de crédito, de débito o de servicios o los denominados monederos electrónicos y como dato importante para que proceda la deducción del consumo de combustible éste deberá ser cubierto mediante las formas de pago antes mencionadas independientemente del importe del consumo.
Registro en contabilidad.
El registro contable de una erogación es de mucha importancia ya que una vez registrada difícilmente la pasaríamos por alto y tener la precaución de solo deducir la erogación una sola vez.
Obligaciones en materia de retención y entero de impuestos a cargo de terceros.
Con la finalidad de hacer deducibles los pagos efectuados a terceros (sueldos y salarios, honorarios, arrendamientos, comisionistas, pagos al extranjero) es necesario que se cumplan las obligaciones establecidas en la Ley de ISR en materia de retención y entero de impuestos a cargo de terceros o que, en su caso, se recabe de éstos copia de los documentos en que conste el pago de dichos impuestos. (art. 31 fracción V y VI).
Clave del RFC en la documentación comprobatoria.
Es indispensable contar con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la persona a la que se le realiza algún pago y que esté plasmado en la documentación comprobatoria; sin este requisito la erogación se convierte en un gasto no deducible.
Cuando existan gastos que causen el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en la documentación comprobatoria deberá trasladarse de forma expresa y por separado.
Deducciones que deben ser efectivamente erogados en el ejercicio.
Los pagos a Personas Físicas, Personas Morales del Régimen Simplificado, Sociedades y Asociaciones Civiles y los Donativos serán deducibles cuando hayan sido efectivamente erogados en el ejercicio de que se trate. (art. 31 fracción IX).
Cuando los pagos se efectúen con cheque, la deducción se efectuará en el ejercicio en que éste se cobre, y si dicho cobro se efectúa en el ejercicio siguiente deberá de tomarse en cuenta que entre la fecha del documento y la fecha de cobro del cheque no hayan transcurrido más de cuatro meses. (art. 31 fracción IX).
Se entiende como efectivamente erogados:
- Cuando hayan sido pagados en efectivo, traspasos de cuentas en Instituciones de Crédito o casas de bolsa o en otros bienes que no sean títulos de crédito.
- Tratándose de pagos con cheque se considera efectivamente erogado en la fecha en que el mismo haya sido cobrado o cuando se transmita a un tercero (excepto procuración).
- Cuando el interés del acreedor quede satisfecho mediante cualquier forma de extinción de las obligaciones.
PAGO CON CHEQUE. La deducción se efectuará en el ejercicio en que se cobre, siempre que entre la fecha consignada en la documentación comprobatoria y la fecha del cobro no hayan transcurrido más de 4 meses. (art. 31 fracción IX, segundo párrafo).
Se podrá efectuar la deducción aun cuando hayan transcurrido más de 4 meses, si las fechas corresponden al mismo ejercicio.
Cuando se cobre en el ejercicio inmediato siguiente al de la documentación, se podrá efectuar la deducción en el ejercicio en el que se cobre, siempre que no hayan transcurrido más de 4 meses. (art. 39 RLISR).
Honorarios pagados a administradores.
Los honorarios pagados a administradores, comisarios, directores, gerentes generales o miembros del consejo directivo, de vigilancia o de cualquier otra índole, para que sean deducibles deben satisfacer los siguientes requisitos: (art. 31 fracción X).
- Que el importe anual establecido para cada persona no sea superior al sueldo anual devengado por el funcionario de mayor jerarquía de la sociedad.
- Que el importe total de los honorarios o gratificaciones establecidas, no sea superior al monto de los sueldos y salarios anuales devengados por el personal del contribuyente.
- Que no excedan del 10% del monto total de las otras deducciones del ejercicio.
Previsión Social.
Que cuando se trate de gastos de previsión social, las prestaciones correspondientes se otorguen en forma general en beneficio de todos los trabajadores.
Bienes de importación.
En los BIENES DE IMPORTACIÓN, que se compruebe que se cumplieron los requisitos legales para su importación definitiva y que el importe de los bienes e inversiones no podrá ser superior al valor en aduanas del bien de que se trate. (art. 31 fracción XV).
Costo de venta.
El costo se deducirá en el ejercicio en el que se acumulen los ingresos.
Plazo para cumplir con los requisitos.
Los requisitos deben de reunirse a más tardar el último día del ejercicio que para cada caso que en particular establece la Ley de ISR.
Además, la fecha de expedición de la documentación comprobatoria de un gasto deducible deberá corresponder al ejercicio por el que se efectúa la deducción.
Plazo para reunir la documentación:
Para la documentación comprobatoria de la fracción III del artículo 31 de la LISR (pagos cuyos montos excedan de $2,000.00) se debe de reunir a más tardar el día en que deba de presentarse la declaración del ejercicio.
Respecto de pagos y comprobantes de retenciones que se realicen en tiempo y en forma. Existe la posibilidad de pagarlos y declararlos extemporáneamente a más tardar en la fecha en la que se deba de presentar la declaración del ejercicio. (RLISR Art. 47).
Plazo para reunir los requisitos de las deducciones.
Se deberán reunir los requisitos al realizar la operación o a más tardar el último día del ejercicio para cada deducción en particular de caso contrario no se considerara deducible.