Orden de compra: Su importancia contractual

Autor Jorge Mafud

www.mafudabogados.com

En el comercio es de lo más común hablar sobre las “órdenes de compra” pero, alguna vez te has puesto has pensar qué es una orden de compra?

En Monterrey como en muchas otras partes del mundo, las órdenes de compra se usan entre comerciantes (proveedores y clientes) para pedir la compraventa de X producto. Podemos decir que una orden de compra es un contrato simplificado y, como tal, tiene sus efectos legales, tanto para el comprador como para el vendedor.

Una cosa curiosa de las órdenes de compra es que son documentos que, como su nombre lo indica, pretenden notificarle al proveedor que el cliente tiene la intención de adquirir algunas de las mercancías que aquel comercializa. En muchas ocasiones se consideran por el proveedor como un pedido definitivo pero, lo es? Puede el emisor de la orden de compra cancelarla? Dependerá de su texto.

¿Contrato Expreso o Tácito? 

Un tema que en mucha consultas con empresarios sale a la luz es que las órdenes de compra, en muchas ocasiones, no son firmadas por las partes. Hoy en día, por el uso de la Internet, muchas órdenes de compra son, en realidad, correos electrónicos donde el comprador le dice al vendedor “…oye, mándame X o Y cantidad de tal o cual mercancía”.

Recordemos que los contratos pueden ser expresos (cuando están firmados) o tácitos (cuando no están firmados).

Si bien los abogados no estamos peleados con la modernidad, una cosa que es cierta es que, una orden de compra que no está firmada por las partes es un contrato que tiende a ser más difícil de acreditar ante un juez (en caso de que se llegara a juicio por el incumplimiento de cualquiera de las partes).

Recomendación.

Por ello, la recomendación siempre será que se obtenga la firma del comprador respecto del pedido realizado, aunque sé que a veces esto no es posible dada la distancia u otros factores.

Cuando un contrato es tácito, la forma en la que las partes podrán llegar a acreditar la existencia del acuerdo de voluntades es mediante los actos que se lleven a cabo en consecuencia de la orden de compra.

Por ejemplo, si yo emito una orden de compra por 100 unidades de X producto, a 100 pesos cada uno y el proveedor me entrega dichas 100 unidades y me las factura a 100 pesos, entonces, quedará claro que hubo una aceptación del proveedor respecto de mi orden de compra.

Pero ¿qué pasa cuando la ejecución de la orden de compra no se da en los mismos términos del documento? ¿ El solo hecho de que el proveedor reciba la orden de compra lo obliga a venderme el producto? Si hay retraso en el pago, ¿aplican intereses moratorios? ¿Habría alguna pena convencional en caso de que no se entregue el 100% de lo pedido o bien que se entregue a destiempo?

Estos son los temas que se pueden complicar cuando una orden de compra es tan amplia que no contiene ningún tipo de término o condición adicional a aquellas cuestiones netamente comerciales.

Por ello, la otra recomendación de este post es que, cuando se pretenda trabajar en forma cotidiana mediante órdenes de compra, al menos, se firme entre las partes una carta de acuerdo respecto de la negociación en general, dejando a las órdenes de compra la función de documentar los pedidos específicos de cada compraventa en particular.

Más adelante platicaremos más sobre este tema.

Como siempre, quedo a tus órdenes para apoyarte a tu empresa. Saludos.